Die perfekte individuelle Eventlocation


Seit Sommer 2017 findet Ihr im freikarte.at EventBlog in der Rubrik Kulturkommunikation auch immer wieder interessante und relevante Artikel über die Veranstaltung und Ankündigung von Events.

An dieser Stelle freue ich mich den ersten Gastbeitrag zu präsentieren. Die Kolleginnen & Kollegen von eventsofa haben jede Menge Tipps für Euch, wie Ihr die perfekte individuelle Eventlocation findet.

Nicht nur für Kultur-Veranstaltungen – sondern auch Business-Events oder Familienfeiern.


Es sind viele Dinge bei der Suche nach der perfekten individuellen Eventlocation zu berücksichtigen.

Besonders wichtig ist, dass deine Eventlocation auf deine Zielgruppe sowie dein Thema abgestimmt wird. Die Stimmung kann dadurch sehr schnell beeinflusst werden. Außerdem wird bereits in den ersten paar Sekunden darüber entschieden, ob dein Event “Top oder Flop” ist.

Hast du einmal die grundlegenden Fakten festgelegt, kann es mit der detaillierten Planung weitergehen.

Gehe deine Checkliste sehr sorgsam durch, um ein erfolgreiches Event auf die Beine zu stellen. eventsofa hilft dir einen Leitfaden mit den wichtigsten Punkten erstellt, um deine perfekte Eventlocation zu finden.

Das Kunsthaus in Graz ist eine tolle Eventlocation für große und kreative Events //Bild: Kunsthaus Graz

Das Kunsthaus in Graz ist eine tolle Eventlocation für große und kreative Events //Bild: Kunsthaus Graz

Größe der Veranstaltung

Die Größe der Veranstaltung ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Suche nach der perfekten individuellen Location. Als Erstes musst du wissen, wie viele Gäste an deinem Event teilnehmen werden. Ohne die Gästeanzahl kannst du dich nicht auf die Suche nach einer Location machen. Die Location darf auf keinen Fall zu klein sein und genau so wenig darf sie zu groß sein. Zu große Locations machen oftmals den Eindruck, dass zu wenig Gäste auf deinem Event erschienen sind, während eine zu kleine Location schnell unbequem wird.

Lage des Veranstaltungsortes (muss zum Thema passen)

Der Erfolg deines Events sowie die Zufriedenheit deiner Gäste hängt nicht nur von den Räumlichkeiten der Location ab, sondern auch von der Umgebung. Denn bereits diese kann das Wohlbefinden deiner Gäste unbewusst beeinflussen und die Stimmung auf deinem Event bestimmen.

Des Weiteren, muss der Veranstaltungsort zu deinem Thema passen. Suche dir eine kreative und außergewöhnliche Location aus, wenn dein Event Thema es ebenfalls sein soll. Handelt es sich um ein professionelles Meeting oder eine Konferenz, sollte die Location und das Ambiente ebenfalls stimmen.

Mit der richtigen Umgebung begeisterst du deine Gäste schnell, wie hier im Hitt und Söhne mit dem Blick auf ganz Innsbruck //Bild: Hitt und Söhne in Innsbruck

Mit der richtigen Umgebung begeisterst du deine Gäste schnell, wie hier im Hitt und Söhne mit dem Blick auf ganz Innsbruck //Bild: Hitt und Söhne in Innsbruck

Richtig suchen!

Nachdem du die Raumgröße sowie Umgebung festgelegt hast, ist auch wichtig darauf zu achten, dass die Eventlocation zum Beispiel nicht zu weit von den Hotels entfernt ist. Mache es deinen Gästen so leicht wie möglich. Kein Teilnehmer möchte von seinem Hotel aus noch stundenlang zur Eventlocation fahren müssen. Auch ist es wichtig, eine Location mit der richtigen Anbindung auszusuchen. Nicht jeder hat ein Auto oder möchte ein Taxi nehmen.

Falls du an unterschiedliche Locations gebunden bist, das heißt tagsüber ein Tagungssaal, abends eine Abendgala und für die Gäste noch Hotels zur Übernachtung, dann achte darauf, dass du alles rechtzeitig und genau planst um deine Teilnehmer nicht auf eine kleine Weltreise schicken zu müssen. Die Locations sollten in einer tragbaren Nähe sein.

eventsofa hilft dir dabei, die passenden Location schnell und einfach zu finden und auf dem kürzesten Weg die perfekte Eventlocation anzufragen. Hier hast du eine Auswahl an Locations und Hotels und musst dich nicht selbstständig im Internet auf die schwierige Suche begeben.

Veranstaltungstechnik der Location

Erkundige dich unbedingt vorher, wie die Location technisch ausgestattet ist. Gerade bei Meetings, Konferenzen, Vorträgen, Galas oder Partys ist die Technik ein wichtiger Punkt auf deiner Checkliste.

Brauchst du eine Bühne? Eine Leinwand sowie ein Mikrofon und eine Musikanlage? Wird WLAN benötigt? Wenn du deine Ansprüche festgelegt hast, solltest du diese unbedingt von Anfang an mit der Location abgleichen. Denn die richtige Raumgröße sowie Lage machen ein Event nicht direkt zum Erfolg. Es wäre unangenehm, am Tag des Events festzustellen, dass all die technischen Notwendigkeiten nicht vorhanden sind und deine Veranstaltung deshalb spontan umgeplant oder eine Notlösung gefunden werden muss.

Bei Meetings und Vorträgen ist die Veranstaltungstechnik besonders wichtig //Bild: Anker.Saal in Wien

Bei Meetings und Vorträgen ist die Veranstaltungstechnik besonders wichtig //Bild: Anker.Saal in Wien

Ausstattung der Location

Nicht nur die Größe der Räumlichkeiten, die Umgebung und die technische Ausstattung sind wichtige Punkte auf deiner Checkliste für die perfekte Eventlocation. Deine Gäste werden schnell merken, ob du an alles gedacht hast und die Durchführung des Events somit einwandfrei abläuft.

Achte darauf, dass die Sicherheitsanforderungen erfüllt werden, die Bestuhlung für dein Meeting geplant wurde und umsetzbar ist, genug Platz für dein Catering ist, falls die Location kein eigenes zur Verfügung stellt. Auch solltest du im Auge haben, ob du die Räume verändern kannst oder überhaupt verändern darfst. Denn gerade bei kreativen Events oder zu Werbezwecken, muss einiges verändert werden um es zu deiner perfekten individuellen Location umzufunktionieren. Auch ist darauf zu achten ob und wieviele Toiletten vorhanden sind, denn eine lange Warteschlange bei einem großen Event möchte keiner sehen.

Nimm deine Checkliste mit zur Locationbesichtigung und arbeite alle wichtigen Fragen und Fakten mit dem Ansprechpartner vor Ort ab.

Toiletten, Catering sowie die Möblierung sind wichtige Punkte auf deiner Checkliste //Bild: Pauly in Seefeld

Toiletten, Catering sowie die Möblierung sind wichtige Punkte auf deiner Checkliste //Bild: Pauly in Seefeld

Gesamtkosten im Blick haben

Nachdem du deine Checkliste abgearbeitet hast und endlich deine perfekte individuelle Eventlocation gefunden hast musst du diese noch mit deinem Budget abgleichen.

Auch wenn auf den ersten Blick dein Budget sagt, dass diese Location wunderbar passt, darfst du dich nicht täuschen lassen. Oftmals kommen noch Nebenkosten für Catering, Rahmenprogramm etc. dazu, welche eben noch nicht zu den Hauptkosten gezählt worden sind. So kann eine Location schnell mal teuer werden. Um auch hier einen Schock zu vermeiden und das Budget nicht zu sprengen, musst du vorher am besten mit deinem Ansprechpartner der Location über die Gesamtkosten sprechen.

Informiere dich über alle Nebenkosten, wie zum Beispiel Strom, Heizung, Wasser, die Reinigung am Ende, Veranstaltungstechnik sowie dem produzierten Abfall. Ist dies nicht im Mietpreis verrechnet, checke nochmal ab, ob die Location immer noch in dein Budget passt. Außerdem kannst du direkt nachfragen, ob die Gesamtkosten bar oder per Kreditkartenzahlung abgerechnet werden sollen.

Es gibt einige wichtige Punkte, die du auf jeden Fall beachten solltest bei der Planung deines Events. Gehe deine Checkliste, welche du am Anfang erstellst, sorgsam durch und dem Erfolg deines Events steht nichts mehr im Weg.


Unternehmen:

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